울스: 엑셀) 기록물철 이관시스템 기초

지난해부터 문서철 상단에 천공을 하지말라고해서 집게가 달린 진행형 문서철을 보급하여 사용하고 있는데, 상급기관에서 기록물 전수조사를 실시하라고 한다 OTL;;

한달여정도 시간을 줬는데 도대체 왜 해야하는지부터 설명을 하고 효율적인 관리요령을 교육했으면 좋겠는데, 윗분들 생각은 단순히 정리하면 찾기쉽잖아, 보기좋은게 좋지 라는 막연한 생각인것 같다. 수회 모여서 교육을 했지만 매번 기록원의 기록물 보관하는 방법만 틀어주니 그걸 따라하고 싶어도 협소한 공간을 전용 문서고로 하루아침에 탈바꿈하는 것도 힘들고 그럴 여건은 더더욱 힘드니 천천히 따라가고만 있는 심정이다.

그와중에 엑셀을 소규모 물류라 생각하고 바코드 리더기를 활용할수 있는 방법이 없을까? 생각하다 기본 골격을 구상해보았다.

▷ 진행형 문서파일 끝에 임의로 생성한 바코드를 만들어 시트지에 출력하여 붙여보았다.

나중에 5개들이 상자에 넣어 보관하라는데 이또한 조금 비효율적이라 생각되는게 천공을 하지말라는 것까지는 좋으나 굳이 또 5개 들이 상자에 담아 보관할 필요가 있을까라는 생각이 들었다. 저 파일철도 최소 개당 천원하는데 아깝다는 생각과 분류가 서로 다를수도 있는 파일철들을 주제가 아닌 단위별로 묶는다는것도 어찌보면 관리면에서 비효율적이 아닌가 생각된다. 또한 말단 기관에서는 그만큼 중요한 서류가 없다;; 기껏해야 정기감사를 전후로 3~4년 자료를 보관하면 그전 자료는 거의 활용하지 않는다.

오히려 디지털로 변환하는 기술을 도입하였으면 싶지만 지출관련 증빙서류는 영수증 외에는 사본이라 힘들듯 하다. 하지만 그 외 자료는 디지털 보관을 허락하여 매년 DVD에 백업하여 보관하면 문서고도 유연하게 운영할수 있지 않을까 생각된다.